1. Personuppgiftsansvar och grund för behandling​

1.1 Encia AB, organisationsnummer 556840-1888, är personuppgiftsansvarig för Encias egna behandlingar av personuppgifter. Denna policy beskriver behandlingen i samband med våra tjänster och din kontakt med oss. Postadress: Encia AB, FE 111, 751 75 Uppsala. Du hittar fler kontaktvägar på sidan Kontakt och personuppgifter. Andra aktörer kan ha ett eget personuppgiftsansvar för sina behandlingar.

 

1.2 Behandling av personuppgifter vid nyttjande av Encias tjänster sker med grund i ett avtal med dig, den registrerade, eller mot kund till Encia som du har avtal med. Behandling sker även för att följa rättsliga förpliktelser enligt lag och myndighetsbeslut och, för särskilda behandlingar, med ditt samtycke.

​

2. Ändamålen med behandlingen​

2.1 Encia behandlar dina personuppgifter när detta är nödvändigt för att prestera enligt avtal med dig eller mot kund till Encia som du har avtal med.. Encia måste behandla personuppgifter för att kunna leverera de tjänster och produkter som Encia erbjuder och du kan därför inte vara kund hos Encia utan att vi behandlar dina personuppgifter.

 

2.2 Dina personuppgifter används bland annat för fakturering, information och leverans av produkter, utförande av tjänster och kontakt med dig som kund.

 

2.3 Encia behandlar dina personuppgifter på de sätt som krävs för att följa förpliktelser som åvilar Encia enligt myndighetsbeslut och lag, såsom exempelvis Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) och Patientdatalagen (2008:355).

 

2.4 Om du har valt att samtycka till att ta emot nyhetsbrev från Encia kommer vi även att behandla dina personuppgifter för att göra utskick till dig om vår verksamhet.

​

3. Personuppgifter som behandlas​

3.1 En personuppgift är all information som kan knytas till en levande person. Encia samlar in och behandlar olika typer av personuppgifter inom ramen för sin verksamhet, beroende på vilken typ av tjänst som du använder. 

 

3.2 Följande personuppgifter kommer Encia att samla in från dig när du använder Encia tjänster:

 

a) Uppgift om din identitet – förnamn, efternamn, personnummer och kön.

 

b) Dina kontaktuppgifter – adress för faktura och leverans, e-postadress, telefonnummer.

 

c) Betalningsinformation – information för att genomföra betalningar till Encia, eller utställa faktura.

 

d) Hälsouppgifter – information om din hälsa och sjukdomshistorik

 

3.3 Om du kontaktar Encia för hjälp med ett ärende eller för återbetalning kommer ärendet att kräva att Encia behandlar dina personuppgifter. Personuppgifter som behandlas inom ramen för kundtjänst kan exempelvis vara:

 

a) Uppgift om identitet – såsom förnamn, efternamn och personnummer.

 

b) Ärendebeskrivning – vid din kontakt och beskrivning av supportärendet kan Encia inte styra vilka uppgifter du lämnar.

​

4. Mottagare av personuppgifter​

4.1 Encia tjänst är komplicerad och förutsätter att vi samarbetar med och interagerar med andra aktörer inom vården och att vi tar hjälp av utvecklare och andra leverantörer. Encia kommer därför att överföra dina personuppgifter och ta hjälp av andra aktörer för att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att (i) uppfylla avtalet med dig, (ii) efterleva lag, författning eller beslut. Följande typer av mottagare kan bli aktuella:

 

a) Kliniker, vårdcentraler, röntgen och labb – Encia samarbetar med olika vårdgivare som kan komma ta del av dina personuppgifter inom ramen för din vårdkedja.

 

b) Inhyrd personal– Ibland räcker inte vår egen personal till, Encia har därför samarbeten med utvalda läkare och sjuksköterskor. 

 

c) Myndigheter - Encia kan behöva lämna ut uppgifter till myndigheter när lag kräver det eller när du begärt det, till exempel Inspektionen för vård och omsorg (IVO) vid tillsyn eller lex Maria-anmälan, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) vid tillsyn och Försäkringskassan. I vissa fall kan Encia vara förhindrad enligt lag att berätta för dig att dina personuppgifter begärts ut av myndighet.

 

d) Aviseringstjänster – Encia använder tjänster för att kommunicera automatiskt till dig, ex. med bekräftelser eller påminnelser. Dessa företag får bara tillgång till din kontaktuppgift och har åtagit sig att inte dela dina personuppgifter utöver vad som är nödvändigt för att genomföra tjänsten.

 

e) Utvecklare och konsulter – Encia tar hjälp av utvecklare och konsulter från andra företag för att bygga Encias IT-infrastruktur. Sådana utvecklare kan behöva få tillgång till enklare personuppgifter om dig när detta behövs för utveckling eller felsökning.

 

f) Ditt försäkringsbolag. Ett försäkringsbolag som finansierar din vård får inte därigenom automatiskt tillgång till hela din journal. Utlämnande behöver bedömas utifrån mottagare, ändamål, rättsligt stöd och vilka uppgifter som behövs. När samtycke, fullmakt eller annan behörighet behövs måste även dess omfattning beaktas.

 

​g) Vårdgivare som har bokat ditt besök – Har en annan vårdgivare, till exempel en digital vårdgivare, bokat ditt besök hos Encia skickar vi provsvar, återkoppling från besöket och eventuell remiss till den vårdgivaren, så att den kan fortsätta din vård. Vill du inte det kan du säga till före eller vid besöket, eller kontakta oss via encia.se/kontakt-och-personuppgifter eller på 08-124 414 60. Då tar ansvarig läkare ställning till hur vi gör, och du får svaret direkt från oss.

​

4.2 Känsliga uppgifter om dig, däribland dina hälsouppgifter, behandlas i enlighet med lag. Sådana uppgifter kommer därför bara att vara tillgängliga för sådan personal som ska ha tillgång till dem enligt lag. 

 

4.3 Encia behandlar så mycket av sin data som möjligt inom EU/EES. Om data överförs för att behandlas av en leverantör eller underleverantör utanför EU/EES har mottagaren alltid ingått avtalsvillkor med Encia som säkerställer att mottagaren upprätthåller en skyddsnivå jämförbar med EU/EES.

 

4.4 AI-stöd vid läkarbesök. Vid läkarbesök kan Encias läkare använda Tandem Health, ett CE-märkt AI-baserat journalstöd som utifrån samtalet tar fram ett utkast till journalanteckning. Läkaren läser, rättar och signerar alltid anteckningen och ansvarar för innehållet. Ljudet raderas när utkastet har tagits fram. Uppgifterna lagras inom EU och används inte för att träna AI-modeller. Tandem Health är personuppgiftsbiträde till Encia.

​

5. Bevarande av personuppgifter​

5.1 Hur länge dina personuppgifter behöver sparas beror på ändamålet och de regler som gäller för behandlingen. Att ett kundförhållande upphör innebär inte i sig att uppgifterna kan raderas. Lagstadgade bevarandekrav och andra giltiga skäl för fortsatt behandling behöver beaktas innan uppgifter tas bort.

 

5.2 Journalhandlingar ska enligt patientdatalagen bevaras i minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i handlingen. Denna minimitid innebär inte att handlingen automatiskt raderas när tio år har gått.

 

5.3 Encia är skyldigt enligt bokföringslagen (1999:1078) att bevara vissa personuppgifter, ex. de som förekommer i fakturor och liknande bokföringsunderlag, i sju år. Personuppgifter som bevaras för bokföringsändamål kommer bara att användas för det syftet.

​

6. Gallring och anonymisering

Personuppgifter får inte sparas längre än vad som behövs för ändamålet, med hänsyn till tillämpliga bevarandekrav och andra giltiga skäl för fortsatt behandling. Encia arbetar med att införa en samlad rutin för gallring och uppföljning. Någon generell automatisk radering av personuppgifter är inte införd.

 

Att namn och personnummer tas bort innebär inte alltid att uppgifterna är anonyma. Om uppgifterna fortfarande kan knytas till en person är de personuppgifter och omfattas fortfarande av dataskyddsreglerna.

 

7. Informationssäkerhet​

7.1 Encia vidtar som personuppgiftsansvarig lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i enlighet med avsnitt 2 av Dataskyddsförordningen. Encia har särskilda interna riktlinjer och processer för att hantera frågor om informationssäkerhet och för att förhindra och upptäcka läckor.

 

7.2 Om dina personuppgifter omfattas av en inträffad säkerhetsincident (så kallad ”personuppgiftsincident”) kommer Encia att kontakta dig i enlighet med Dataskyddsförordningen.

8. Kakor och annan lagring i webbläsaren

8.1 Encia.se använder webbplattformen Wix. Webbplatsen använder kakor och annan lagring i webbläsaren för bland annat säkerhet, sidvisning och teknisk uppföljning. En kaka är en liten uppgift som lagras i webbläsaren och kan läsas vid senare anslutningar. Tekniska identifierare kan vara personuppgifter även när de inte innehåller namn eller e-postadress.

​

8.2 I webbplatsens samtyckesbanner kan du godkänna eller neka valfria kategorier. Du kan när som helst öppna kakinställningarna igen med integritetsknappen som finns på alla sidor och ändra eller återkalla ditt val. Samtyckesvalet sparas bland annat i kakan consent-policy, som hade cirka ett års giltighet vid kontrollen.

​

8.3 Wix använder bland annat sessionskakorna server-session-bind, XSRF-TOKEN och hs för säkerhetsfunktioner. ssr-caching används för sidvisning och hade cirka 20 sekunders giltighet vid kontrollen. svSession hade cirka 400 dagars giltighet och beskrivs av Wix som en funktion för säkerhet, stabilitet och grundfunktioner. bSession används för uppföljning av systemets funktion och hade cirka 30 minuters giltighet. Cloudflares __cf_bm används mot skadlig bottrafik och hade cirka 30 minuters giltighet.

​

8.4 Wix lagrar också fedops.logger.sessionId lokalt för uppföljning av fel och driftproblem och mpaSessionId i sessionslagringen. Det närmare ändamålet med mpaSessionId och raderingsfristen för den beständiga lokala lagringen är ännu inte fastställda. Usercentrics använder lokal lagring för samtyckesinställningar och tekniska samtyckessignaler, bland annat ucString och ucData. Leverantören anger att uppgifter om lämnat och återkallat samtycke sparas i ett år.

​

8.5 Vi visar mottagningarnas adresser och vanliga länkar till Google Maps. Ingen inbäddad Google Maps-karta laddas på encia.se. När du väljer en kartlänk lämnar du Encias webbplats och öppnar Googles tjänst. Google kan då ta emot tekniska uppgifter, däribland IP-adress.

​

8.6 Wixs plattform använder även tjänster för teknisk mätning och loggning och hämtar programkomponenter från Sentry för felövervakning. Vid anslutning kan leverantörerna ta emot tekniska uppgifter, däribland IP-adress. Lagringstiderna i webbläsaren visar inte hur länge uppgifter sparas i leverantörernas loggar. Dessa loggfrister är ännu inte verifierade för Encias webbplats. En skripthämtning visar inte ensam att en felrapport skickats.

​

8.7 Du kan också radera eller blockera kakor och annan lagring genom webbläsarens inställningar. Det kan påverka webbplatsens funktioner. Inställningarna är ett komplement till webbplatsens samtyckesfunktion. När du följer en länk till en annan webbplats gäller även informationen från den tjänstens ansvariga.

​

8.8 Mer information om reglerna finns hos Post- och telestyrelsen: Kakor (cookies).

9. Dina rättigheter​

9.1 Du kan kontakta Encia om hur vi behandlar dina personuppgifter, begära att utöva dina rättigheter eller rapportera en misstänkt personuppgiftsincident. På sidan Kontakt och personuppgifter finns kontaktvägar och vägledning. VD är primär operativ mottagare för GDPR-ärenden. Kvalitets- och GDPR-ansvarig är ersättare vid frånvaro och ger stöd i handläggningen. Encia har utsett ett dataskyddsombud, som du når på dataskydd@encia.se.

 

9.2 Du har rätt att utan kostnad återkalla samtycke till en viss behandling utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen innan återkallandet. Du kan exempelvis ha valt att samtycka till att Encia kontaktar dig med nyhetsbrev och andra utskick. Du kan då välja att avregistrera dig genom att följa en länk i dessa utskick.

 

9.3 Du har rätt att begära att behandlingen begränsas till lagring och att invända mot behandlingen.

 

9.4 Du har även rätt att begära ett registerutdrag, i elektroniskt format eller på papper. Encia kommer att sammanställa information om hur dina personuppgifter behandlas och skicka denna till dig, normalt sett inom en månad.

 

9.5 Du har rätt att begära att Encia rättar personuppgifter som du anser är felaktiga och att komma in med kompletterande personuppgifter (i särskilda fall) om du anser att de personuppgifter Encia har behandlat har gett en felaktig bild av dig.

 

9.6 Du har rätten att begära att Encia raderar dina personuppgifter. Encia kommer då att radera personuppgifter som Encia inte måste bevara för att uppfylla rättsliga förpliktelser. Encia kommer också att fortsätta behandla personuppgifter i vissa andra fall, bland annat när personuppgifter måste behandlas för att uppfylla ett avtal med dig. Encia kommer alltid att bemöta dig och förklara sin syn på vilka personuppgifter som Encia har rätt att fortsätta behandla.

​

9.7 Du har rätt att lämna klagomål om vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

​

Har du frågor är du välkommen att höra av dig till oss!